Die Stadt Cottbus/Chóśebuz nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten bei ihren Online-Angeboten ernst. Die folgenden Hinweise sollen Ihnen einen einfachen Überblick darüber geben, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1. Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf cottbus.de?

1.1 Verantwortliche

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Stadt Cottbus/Chóśebuz, vertreten durch den Oberbürgermeister, Neumarkt 5, 03046 Cottbus, Telefon 0355 612-0, E-Mail info@cottbus.de , Internet: www.cottbus.de

1.2 Verantwortliche Stelle

Zweckmäßigerweise werden die personenbezogenen Daten durch die nachfolgend bestimmte Stelle innerhalb der Behörde verarbeitet:

Büro des Oberbürgermeisters
Neumarkt 5, 03046 Cottbus
Telefon: 0355 612-2918
E-Mail: gabriele.bogacz@cottbus.de

1.3 Datenschutzbeauftragte*r

Die Verantwortliche hat eine*n Datenschutzbeauftragte*n gemäß Art. 37 DSGVO benannt:

Stadt Cottbus/Chóśebuz, Datenschutzbeauftragte*r
Neumarkt 5
03046 Cottbus
Telefon: 0355 612-2126
E-Mail: datenschutz@cottbus.de
Internet: www.cottbus.de/datenschutz

2. Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Dies erfolgt z. B. beim Nutzen unserer Kontaktformulare oder der Online-Bürgerdienste. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website nutzen. Wir verarbeiten Ihre Daten nur solange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Genaueres können Sie der Beschreibung der einzelnen Verarbeitungszwecke entnehmen. Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Online-Bürgerdienste setzen wir zudem externe Dienstleister ein.

Die Informationspflichten für die einzelnen Dienste sind veröffentlicht auf www.cottbus.de/datenschutz .

3. Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Wir erheben einen Teil der Daten, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten werden zum Beispiel zur Kontaktaufnahme verwendet.

Für einzelne konkrete Verarbeitungstätigkeiten sind die spezifischen Informationen Ihrer Daten veröffentlicht auf www.cottbus.de/datenschutz .

4. Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sofern nicht besondere Vorschriften entgegenstehen, werden der betroffenen Person nachfolgende Betroffenenrechte eingeräumt, die zweckmäßigerweise bei der unter Punkt 1.2 oder, sofern diese nicht bekannt ist, bei der unter Punkt 1.3 benannten Stelle geltend zu machen sind.

4.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung

Jede betroffene Person hat a) neben dieser allgemeinen und der ergänzenden Informationen zur Verarbeitungstätigkeit nach Art. 15 DSGVO einen individuellen Auskunftsanspruch über ihre durch die Verantwortliche verarbeiteten personenbezogenen Daten, insb. über deren Inhalt sowie individuelle Angaben zu den Punkten 2 bis 8 dieser allg. Information, b) nach Art. 16 DSGVO das Recht, von der Verantwortlichen die Berichtigung von unrichtigen oder die Ergänzung von unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen, c) den Anspruch, die Verantwortliche zur Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO aufzufordern und d) unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu fordern.

4.2 Widerspruch

Die betroffene Person kann aus Gründen einer besonderen Situation der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nach Art. 6 (1) Buchstabe e DSGVO widersprechen, sofern die Verantwortliche keine schutzwürdigen Gründe für eine weitere Verarbeitung nachweisen kann.

4.3 Widerrufsrecht

Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht, hat sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht informiert.

4.4 Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechts bei nachfolgender Behörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 - 356 0
Fax: 033203 - 356 49
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
Internet: www.lda.brandenburg.de

5. Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes

Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch die Verantwortliche eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Verletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt die Verantwortliche die betroffene Person darüber.

6. Technische Zurverfügungstellung

Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, erheben und speichern wir automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien (Protokolldateien), die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse
• aufgerufene Seiten

Wir verwenden die protokollierten Daten im berechtigten Interesse der Stadt Cottbus/Chóśebuz auf Basis von Artikel 6 Abs 1 lit.e DSGVO ausschließlich für Zwecke der Datensicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unsere Systeme und zur Optimierung unserer Seiten. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Sie werden weder für die Erstellung von individuellen Anwenderprofilen verwendet noch an Dritte weitergegeben und werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Die Protokolldaten dienen damit ausschließlich internen Zwecken.

7. So schützen wir Ihre Daten

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server (https-Übertragung) und weitere technische Maßnahmen zur Sicherung des von uns eingesetzten Rechenzentrums.

8. Hinweise zum E-Mail-Verkehr

1. Regelmäßig werden E-Mails ohne zusätzliche qualifizierte Verschlüsselungstechniken an die Stadt Cottbus/Chóśebuz übermittelt. Die Stadt Cottbus/Chóśebuz kann ihren Kommunikationspartnerinnen und Kommunikationspartnern verschiedene Verschlüsselungsverfahren (obligatorische Transportverschlüsselung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung per S/MIME-Standard) anbieten. Dies setzt jedoch auf beiden Seiten die technische Empfangsbereitschaft und somit entsprechende Vorbereitungen (Registrierungsverfahren, Austausch des Public-Keys, Anerkennung vertrauenswürdiger Zertifikate) voraus. Sollten Sie per verschlüsselter E-Mail mit der Stadt Cottbus/Chóśebuz kommunizieren wollen bzw. müssen, nehmen Sie bitte vorab Kontakt mit dem betreffenden Bereich in der Stadtverwaltung Cottbus/Chóśebuz auf und stimmen die Zugangsvoraussetzungen dazu ab. Ferner können allgemeine Informationen zu Verschlüsselungsverfahren bei E-Mail-Kommunikation bei der bzw. dem Datenschutzbeauftragten eingeholt werden. Für die übrigen (unverschlüsselten) Fälle gilt: Alle gesendeten Informationen können u. U. während der Übermittlung von Dritten eingesehen werden. Sicherheitshalber sollten Sie keine Kennwörter, Kreditkartennummern oder andere schützenswerten Informationen versenden, die Sie geheim halten wollen. Die Vertraulichkeit und Integrität der Daten ist in solchen Fällen nicht gewährt, da eine E-Mail im Zweifel dem Sicherheitsstandard einer Postkarte entspricht.

2. Aus Gründen der IT-Sicherheit ist es nicht möglich, Anhänge beliebigen Formats oder beliebiger Größe zu senden bzw. zu empfangen. Es werden nur Dateianhänge der nachstehenden Formate akzeptiert: *.ODF (Open Document Format), *.RTF (Rich Text Format), *.PDF (Portable Document Format), *.TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text), *.JPG,*.PNG (Standard Bildformate), sowie Microsoft Office Dokumente ab Version 2010.

3. In allen Formaten dürfen keine aktiven Inhalte (z. B. Makros) enthalten sein. Dateien der vorgenannten Formate können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden, sofern sie als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) ohne Passwortschutz vorliegen.

4. E-Mails dürfen (inkl. Anlagen) technisch bedingt nicht mehr als 20 Megabyte Umfang haben.

5. Ist der Versand anderer als der oben genannten Formate unabweisbar, kontaktieren Sie bitte die jeweilige Empfangsstelle, um einen geeigneten Übermittlungsweg abzustimmen.

9. Hinweise zum Versand von Nachrichten via beBPo an die Stadt Cottbus/Chóśebuz und die Stadtverwaltung Cottbus/Chóśebuz

Hinweis:
Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stadt Cottbus/Chóśebuz im Zusammenhang mit dem Elektronischer Nachrichteneingang und Versand auf dem Governikus-Kommunikator (beBPo) gemäß Artikel 12 bis 22 und 34 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Um Nachrichten an die Stadt Cottbus/Chóśebuz im Einklang mit datenschutzrechtlichen Grundsätzen bestmöglich dem Bearbeiter/der Bearbeiterin zuzuordnen, sind bitte folgende Richtlinien einzuhalten:

1. Deklarieren Sie die Nachricht im Betreff mit allen notwendigen Angaben zum Empfänger – bspw. direkte Nennung eines Fach- bzw. Sachbereiches oder eine/r Sachbearbeiter/in.
2. Im Betreff dürfen keine personenbezogenen Daten (Namen, Sachverhalte, …) genannt werden.
   Bsp.: „Eheschließung Müller und Meier“, „Vollzug gegen Hr. Schmidt“ sind nicht zulässig und werden an den Absender zurückgesandt.
3. Nutzen Sie zusätzlich die Felder Sachgebiet (falls passend) und Aktenzeichen (Ihres und unseres), um eine eindeutige Zuordnung Ihrer Nachricht zum Empfänger innerhalb der Stadtverwaltung zu ermöglichen.
   Bsp.: Jugendamt – Amtsvormundschaft, Ordnung – Gewerbeangelegenheiten, Rechtsamt
4. Ist eine Nachricht nicht eindeutig einem Geschäfts-, Fach- oder Sachbereich zuordenbar, so wird die Nachricht an den Absender mit entsprechenden Hinweisen zurückgesandt.
5. Aus Gründen der IT-Sicherheit ist es nicht möglich, Anhänge beliebigen Formats oder beliebiger Größe zu senden bzw. zu empfangen. Es werden nur Dateianhänge der nachstehenden Formate akzeptiert: *.ODF (Open Document Format), *.RTF (Rich Text Format), *.PDF (Portable Document Format), *.TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text), *.JPG,*.PNG (Standard Bildformate), sowie Microsoft Office Dokumente ab Version 2010.
6. Die Länge von Dateinamen wird auf max. 90 Zeichen (inkl. Dateiendung) beschränkt. Die Dateinamen dürfen nicht abgeschnitten oder in sonstiger Weise verändert werden.
7. In Dateinamen dürfen alle Buchstaben des deutschen Alphabetes bis auf die Umlaute ä, ö, ü und ß genutzt werden. Zudem dürfen alle Ziffern und die Zeichen Unterstrich und Minus genutzt werden. Weiterhin dürfen keine Leerzeichen im Dateinamen enthalten sein. Punkte sind nur als Trenner zwischen Dateinamen und Dateinamenserweiterung zulässig. Nur bei konkatenierten Dateinamensendungen, z.B. bei abgesetzten Signaturdateien, dürfen Punkte auch im Dateinamen genutzt werden (z.B. Dokument1.pdf.pkcs7).
8. In allen Formaten dürfen keine aktiven Inhalte (z. B. Makros) enthalten sein. Dateien der vorgenannten Formate können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden, sofern sie als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) ohne Passwortschutz vorliegen.

10. Einbettung externer Inhalte

Sie entscheiden, ob Daten an den Drittanbieter YouTube und Vimeo fließen. Ohne Ihre Zustimmung werden dessen Inhalte nicht geladen. Haben Sie dem Einbetten zugestimmt, laden Sie von der Drittplattform stets den aktuellen Stand des Inhalts.

Wir fragen Sie vor jeder Einbindung von YouTube und Vimeo, ob Sie die Elemente dieser Drittplattform laden möchten oder nicht. Sie können diese Einstellungen auch hier treffen und jederzeit ändern.

Die Einstellungen werden im gerade genutzten Browser und nur auf dem aktiven Gerät gespeichert. Nutzen Sie auch andere Browser und/oder Geräte, müssen Sie die Einstellungen dort erneut treffen. Stimmen Sie dem Laden von Inhalten einer Drittplattform zu, merken wir uns die Entscheidung auf unbestimmte Zeit.